Форматирование ячеек. Форматирование ячеек 3 что значит понятие форматирования таблиц

Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.

Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:

ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.

Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.

Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец (Format, Column).

Форматирование столбца

Выделите столбцы для форматирования.
Выберите в меню команду Формат, Столбец (Format, Column) и затем требуемую операцию (табл. 29).

Таблица 29. Форматирование столбца

Изменение ширины столбцов с помощью мыши

.Выделите столбцы для изменения ширину.
Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.

Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.

Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).

Форматирование строк

Выделите необходимые строки.
Выберите Формат, Строка (Format, Row) и требуемые операции (табл. 30).

Таблица 30. Форматирование строки

Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.

Форматирование ячеек

Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Все опции форматирования ячеек могут быть найдены в окне диалога команды Ячейки в меню Формат (Format, Cells). Кроме того, некоторые кнопки доступны в панели инструментов Форматирование для быстрого применения наиболее общих текстовых и цифровых форматов.

Параметры форматирования диалогового окна Формат ячеек (рис. 90) разделены закладками и представлены в табл. 31.

Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек

Форматирование чисел

Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести (рис.92).

В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.

Существует разница между тем, что ячейка "реально" содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.

При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий (General), который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).

Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.

Форматирование может также выполняться при введении значений на рабочий лист.

Рис. 92. Закладка Число

Выравнивание данных в ячейке

Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание (Alignment) в окне диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) (рис. 93).

Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.

Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.

Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опито Переносить по словам.

Рис. 93. Закладка Выравнивание

Центрирование текста по столбцам

Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в самой левой ячейке выделенной области.

Установка шрифтов и их атрибутов

Опции закладки Шрифт (Font) окна диалога Формат, Ячейки (Format/ Cells) используются для установки шрифтов и их стилей для выделенных ячеек.

Средства форматирования с использованием шрифтов в Excel аналогичны средствам Word, описанным в предыдущей главе.

Границы и вид ячейки или области

Рамки могут применяться для ячейки или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница (Border) (рис. 94).

Рис. 94. Закладка Граница

Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии.

Выделите ячейки для форматирования.
Откройте панель диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) и выберите закладку Граница (Border).
Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
Выберите Тип и цвет линии.
Нажмите ОК .

Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид (Patterns) окна диалога Формат, Ячейки (Format, Cells).

Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.

Защита ячеек

Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.

Закладка Защита (Protection) содержит опции Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы (Hidden).

Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.

Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка (Locked).
Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы (Hidden).
В меню Сервис выберите команду Защита (Tools, Options), а затем команду Защитить лист (Protect Sheet).

Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.

Форматирование таблиц в Excel – это:

1. Установка формата чисел.

2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.

3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.

4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.

5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.

6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.

7. Защита записей от случайных изменений.

Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.

Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.

Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.

Пример форматирования таблицы.

Создавая таблицу в Excel , наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.

Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.

1. Форматируем заголовок таблицы.

1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.

1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».

2. Форматируем заголовки столбцов.

2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.

2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».

2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.

2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».

2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.

3. Форматируем записи.

3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.

3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».

3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».

3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».

3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.

3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.

Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».

4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.

Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.

Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.

5. Оформляем границы.

5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».

5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.

6. Выполняем заливку диапазонов цветом.

6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.

6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.

7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.

7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».

7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.

На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel . Результат – на рисунке внизу.

Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.

Для получения информации о выходе новых статей вы можете подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Для форматирования таблиц в Word доступны все операции изменения начертания текста внутри таблицы, а также операции изменения внешнего вида таблицы.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Существует три способа изменения ширины столбцов:

перетащить мышью ограничительные линейки между колонками;
перетащить маркеры на координатной линейке;
с помощью команд в меню Таблица (Table).

Ширину столбца и высоту строки можно изменить непосредственно в документе, перетащив ограничительную линейку столбца в нужное место в таблице. При точном попадании на разделительную линейку указатель мыши принимает форму двунаправленной стрелки ↔.

Таблица 12. Изменение ширины столбцов

Операция	Результат
Перетащите указатель мыши (в форме двунаправленной стрелки)	Ширина столбца справа изменяется пропорционально; ширина таблицы не меняется
Удерживая Shift, перетащите указатель мыши	Ширина столбца справа не меняется; ширина таблицы меняется
Удерживая Ctrl, перетащите указатель мыши	Ширина столбцов справа меняется; ширина таблицы не меняется

Наиболее точные изменения ширины столбцов и высоты строк можно задать с помощью меню Таблица (Table), выбрав команду

1. Выделите столбцы, размер которых нужно изменить.

2. Выберите Таблица (Table), затем Свойства таблицы (Table Properties).

3. Щелкните на закладке Столбец (Column).

4. Введите значение ширины для выделенных столбцов.

Если в одной или более строках есть выделенные ячейки, то изменение ширины столбца будет выполняться только для этих строк; остальная же часть столбца меняться не будет. Поэтому, изменяя ширину столбца при помощи мыши или меню, сначала убедитесь в том, что в таблице нет выделенных ячеек, либо выделите целиком весь столбец.

Высоту строки также можно изменить, перетащив нижнюю ограничительную линейку строки в нужное место в таблице. При точном попадании на разделительную линейку указатель мыши принимает форму двунаправленной стрелки ↨.

Очень редко требуется менять минимальную или максимальную высоту строки, так как обычно она устанавливается автоматически по мере ввода текста.

Команда в меню Таблица (Table) на за-клаДке Строка (Row) позволяет изменить размеры строк, задать режимы (минимум/точно) и установить следующие параметры (рис. 64):

разрешить перенос строк на следующую страницу;
повторять строку как заголовок на каждой странице.

Рис. 64. Закладка Строка окна Свойства таблицы

Заголовки

Для больших таблиц, которые могут занимать несколько страниц, часто необходимо дублирование заголовка таблицы на последующих страницах документа.

1. Выделите строку или строки текста, которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы.

2. Выберите команду Свойства таблицы (Table Properties) в меню Таблица (Table) на закладке Строка (Row) установите Повторять как заголовок на каждой странице.

Word автоматически дублирует заголовки таблицы на новых страницах, являющихся результатом автоматических разрывов страниц. Word не дублирует заголовок при вставке вручную разрыва страницы в пределах таблицы.

Дублируемые заголовки таблицы видимы только в режиме "Разметка страницы".

Для выбора размера таблицы, расположения на странице и обтекания текста выберите команду Свойства таблицы (Table Properties) в меню Таблица (Table) на закладке Таблица (Table) установите нужные параметры (рис. 65).

Диалоговое окно закладки Таблица (Table), как правило, используется для позиционирования таблицы относительно левого и правого полей страницы. Поле Отступ слева (Indent from Left) задает интервал между левым полем страницы и левым краем текста, в то время как установки Выравнивания (Alignment) выравнивают строки относительно левого и правого полей страницы.

Исходным типом выравнивания является По левому краю (Left). Это означает, что при создании новой таблицы она автоматически выравнивается по левому полю страницы.

Рис. 65. Закладка Таблица окна Свойства таблицы

Для оформления рамки и затенения таблицы используйте кнопку Границы и заливка (Borders and Shading).

Для установок параметров таблицы по умолчанию и подгона размера ячейки нажмите кнопку Параметры (Options), задайте значения и выберите Автоподбор размеров по содержимому (рис. 66).

Рис. 66. Параметры таблицы

Объединение или разделение ячейки

Для создания сложных таблиц, строк заголовка часто бывает необходимо объединять или разделять ячейки таблицы. Под объединением ячеек в таблице подразумевается объединение нескольких ячеек в строке. Эта операция используется при создании общих заголовков для нескольких колонок или для создания специальных форм, предусматривающих разную ширину колонок в разных строках таблицы.

1. Чтобы объединить или разбить ячейки, выделите их.

2. Выберите команды Объединить ячейки (Merge Cells) или Разбить ячейки (Split Cells) в меню Таблица (Table).

Удобно использовать панель Таблицы и границы для выполнения этих операций; нажав кнопку Нарисовать таблицу - , можно нарисовать всю таблицу или дополнительную границу, разделяющую ячейки.

Для удаления линеек между ячейками щелкните на кнопку Ластик (Eraser) и перетащите указатель ластика между ячейками.

Изменение направления текста

Для горизонтального или вертикального размещения текста используется кнопка Изменить направление текста - или команда Направление текста в меню Формат (рис. 67).

1. Установите курсор ввода в ячейку.

2. Нажмите кнопку Изменить направление текста - .

3. Выберите нужную ориентацию текста.

Для декоративного оформления таблиц могут использоваться Границы и заливка.

Для задания линеек, ограничивающих таблицу (тип границы), использует ся кнопка - Внешние границы на панели Таблицы и границы .

Чтобы быстро применить новый вид границы к нескольким ячейкам или удалить их границы, используйте следующие инструменты на панели инструментов Таблицы и границы:

Для привлечения внимания к отдельным ячейкам к ним можно добавить заливку, используя кнопку Цвет заливки - .

Для применения одного из стандартных сочетаний границ и заливки можно воспользоваться готовыми установками форматирования, выбрав команду Автоформат в меню Таблица (рис. 68).

1. Нажмите кнопку Автоформат таблицы .

2. Выберите нужный формат.

3. Нажмите ОК .

Тип выбранного формата показывается в поле Образец.

Рис. 68. Автоформат таблицы

Упражнение

Форматирование таблиц

1 . Создайте таблицу, эквивалентную представленной ниже.

2. Примените соответствующее форматирование.

3. Сохраните файл под именем Список_адресов.dос.

Таблица 13. Список адресов

№	Фамилия	Имя	Должность	Адрес	Город	Индекс	Страна
1	Гаврикова	Мария	Экономист	5. Песчаная ул., 14-4	Москва	409552	Россия
2	Нахимов	Павел	Вице-президент	Вавилова ул., 37-70	Москва	117960	Россия
3	Климчук	Виктор	Коммерческий представитель	Пехотинцев пер., 1	Киев	980331	Украина
4	Крылова	Ольга	Начальник отдела кадров	Лесная ул., 12-15	Псков	981052	Россия

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL. СРЕДСТВА ФОРМАТИРОВАНИЯ ТАБЛИЦ. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ФОРМАТЫ. УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Форматирование рабочего листа - это оформление табличных данных, находящихся на рабочем листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия. Форматирование рабочего листа сводится к форматированию его ячеек, т. е. к определению параметров форматирования ячеек рабочего листа. Различают следующие параметры форматирования:

формат данных;
формат шрифта. Шрифт - это гарнитура, рисунок цифр и символов;
выравнивание содержимого ячеек;
обрамление ячеек. Рамка - это линия, очерчивающая ячейку или выделяющая одну из ее сторон;
палитра. Палитра - это совокупность используемых для оформления цветов;
узоры;
ширина и высота ячеек.

Форматы могут задаваться для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек, до ввода данных или после него. Над форматами можно выполнять действия: применить, копировать, изменить.

Форматирование данных заключается в задании форматов чисел и текста. По умолчанию Excel вводит значе ния в соответствии с числовым форматом Общш. Значения отображаются в том виде, в каком они были введены с клавиатуры. При этом Excel анализирует значения и автоматически присваивает им нужный формат, например 100 - число 100, а 10:52 - числовой формат даты и времени.

Выбор формата данных осуществляется на вкладке Число диалогового окна команды Ячейки меню Формат. Поле списка Числовые форматы содержит категории форматов.

Для форматирования дробей и чисел с десятичной точкой в форматах используются следующие символы шаблонов:

# - символ указывает, что в данную позицию выводятся только значащие цифры, незначащие нули не отображаются. Например, ###,# 123,46 => 123,5; 0,12=>,1;

0 (ноль) - символ указывает на отображение незначащих нулей. Например, #,00 1,2=>1,20; 1=>1,00;

При использовании этого символа до или после десятичной точки вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Например, ???,??? 1,2 => 1,2;

(пробел) - символ указывает на необходимость вставки пробела в качестве разделителя групп разрядов числа. Например, # ### 10000=>10 000;

Символ определяет положение десятичной точки.

Количество символов шаблона в формате определяет правила округления числа при выводе. Если дробная часть числа содержит больше цифр; чем символов шаблона в формате, то число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству символов в шаблоне. Если целая часть числа содержит больше цифр, чем количество символов в шаблоне, то отображаются все значащие разряды. Если в формате целой части числа представлены только символы #, а число меньше 1, то число начинается с десятичной точки.

В числовом формате можно задавать цветовое представление значений. В этом случае первым элементом в шаблоне должен быть код цвета. Например, [синий] # ##0,00;[красный]-# ##0,00.==> все положительные значения будут выведены синим цветом, все отрицательные - красным.

В числовом формате можно задавать формат, используемый только для чисел, удовлетворяющих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения, заключенных в квадратные скобки. Например, [красный][<1000]0;[синий][>1000]0 => все значения, большие тысячи, будут выведены синим цветом, остальные - красным.

Форматы даты и времени. Для форматирования данных типа данных и времени используются следующие символы:

Д - для отображения дней: Д - дни 1-31; ДД - 01-31; ДДД - Пн - Вс; ДДДД - Понедельник - Воскресенье.

М - для отображения месяца: М - 1-12; ММ - 01-1 12; МММ - янв - дек; ММММ - январь - декабрь; МММММ - первая буква месяца.

Г - для отображения лет: ГГ - 00-99; ГГГГ - 1900-9999.

Ч - для отображения часов: ч - 0-23; чч - 00-23.

М - для отображения минут: м - 0-59; мм - 00-59. ,

С - для отображения секунд: с - 0-59; cc - 00-59.

0 (ноль) - для отображения долей секунд: ч:мм:сс.00.

АМ/РМ - для отображения двенадцатичасовой системы.

Для отображения интервалов времени. Позволяет выводит значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд.

Форматы могут быть составными, т. е. иметь числовую и текстовую часть. Текстовая часть всегда является последней в формате. Символы шаблона:

"" \ - двойные кавычки или обратная косая черта указывают на необходимость вставки, начиная с позиции шаблона, текстовых символов, следующих за ним в формате. Например, 0,00р. «Излишки»;[красный]-0,00р. «Недостатки»;
@ - указывает, что начиная с этой позиции формата могут выводиться любые символы (текст);
* - указывает, что, начиная с позиции символа в формате, необходимо многократно вывести символ, следующий за * (пока столбец не окажется заполненным по ширине);
_ - символ подчеркивания, используется для выравнивания содержимого ячейки; вместо него проставляется пробел, по ширине равный следующему за ним символу.

Пользовательские форматы чисел, дат и времени . Если ни один формат вывода из стандартного набора не устраивает пользователя, он может создать свой пользовательский формат, сохранить его и применять. Пользовательский числовой формат создается путем описания его с помощью символов шаблона для отображения данных: числа, даты, времени, текста. Пользовательский формат может состоять из четырех частей (секций), которые разделяются знаком « ; ».

Формат полозк.чисел;формат отриц.чисел;формат нулевых знач.;текст

Можно указать пустую секцию, если для данного вида значений формат отсутствует. Для этого следует сразу ввести знак «;».

Условное форматирование - это форматирование вы деленных ячеек на основе условий, заданных числами и формулами. Предназначено для выделения данных. Если данные ячейки удовлетворяют заданным условиям, то к ячейке будут применены установленные форматы.

Критерий условного форматирования состоит из условных форматов. В критерии можно указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:

<что сравниваем> операция сравнения <с чем сравниваем>

Параметр Что сравниваем может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Параметр С чем сравниваем может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.

Операции сравнения кроме всех известных операций содержат также операцию Между - для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра Что сравнивать, и операцию Вне для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра Что сравнивать.

В Excel существует возможность поиска ячеек, имеющих условный формат. Для этого следует:

Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат;
выполнить команду Перейти меню Правка;
выбрать кнопку Выделение;
в диалоговом окне Выделение группы ячеек выбрать и установить переключатель Условные форматы;
для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель Всех;
для выделения ячеек листа с теми же условными форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель Этих же.

Об условном форматировании

Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным.

Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).

Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий.

Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами.

Выделение значений

С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.).

Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения (см. рис.2).

При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения (рис.3)

увеличить изображение
Рис. 3. Настройка параметров условного форматирования для дат

Выделение крайних значений

С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения.

Название и содержание окна настройки параметров отбора зависит от выбранного принципа. Например, при выборе 10 первых элементов указать количество отбираемых значений, а также выбрать способ выделения (см. рис.5).

Форматирование с использованием гистограммы

Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее - тем выше значение.

Форматирование с использованием трехцветной шкалы

Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными.

Форматирование с использованием набора значков

Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Правила условного форматирования можно изменять и удалять.

Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная , выберите команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду (рис.11).

увеличить изображение
Рис. 11. Удаление правил условного форматирования

Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование (рис.12).

увеличить изображение
Рис. 12. Поиск ячеек с условным форматированием

Создание и оформление "Таблиц"

О таблицах

Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц.

Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней.

С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов.

Создание таблицы

Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных.

В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор (рис.15).

увеличить изображение
Рис. 15.

Работа с таблицей

Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы.

Можно применить к таблице другой стиль оформления.

Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления.

Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.

увеличить изображение
Рис. 17. Изменение стиля оформления таблицы

Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка .

Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов .

Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец .

Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец .

Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки .

Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы .

Преобразование таблицы в диапазон

Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится.

Выделите любую ячейку таблицы.
Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис. 16 или рис.10.17).
В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да .

Использование стилей

О стилях

Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.

Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.

При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль.

Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.

Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной книги в другую.

Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда он уже создан и применен.

После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был применен изменяемый стиль.

Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах.

Удаление стиля

Из книги можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме стиля Обычный.

Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная .
В галерее стилей (см. рис.18) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить .

Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили.

Отменить удаления стиля невозможно.

Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили.

Применение темы

О темах

Тема - набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов.

Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок).

Применение темы

Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа.

Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис.21). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением.

увеличить изображение
Рис. 21.

При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будет применены ко всем листам книги.

Настройка темы

Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы.

Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис.22). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами.

увеличить изображение
Рис. 22.

Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты.

Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис.23). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами.

увеличить изображение
Рис. 23.

Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета.

Пользовательские сохраненные темы отображаются в верхней части галереи тем (см. рис.21).

Копирование форматов

Копирование формата по образцу

Простейшим и наиболее быстрым способом копирования оформления одной ячейки на другие ячейки является использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная .

Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата.

Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу , чтобы она пришла в обычное состояние.

Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги.

Копирование автозаполнением

Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки.

Параметры автозаполнения можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.

Копирование с использованием буфера обмена

Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг.

Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры вставки можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.

Копирование с использованием специальной вставки

Копирование форматов с использованием специальной вставки чаще всего используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. Этот способ несколько более трудоемок, чем с использованием буфера обмена и обычной вставки. С другой стороны, он более надежен, так как снижает риск вставки не только формата, но и данных из копируемой ячейки.

Очистка (удаление) форматирования

Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.).